Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, muss der Arbeitgeber zwei grundlegende Schritte sicherstellen, bevor das eigentliche BEM-Verfahren beginnt.

1. Die umfassende Information (Das Datenschutz-Informationsblatt): Der Mitarbeiter muss vorab schriftlich und in verständlicher Sprache darüber aufgeklärt werden, wie mit seinen Daten umgegangen wird.
2. Die freiwillige Einwilligung (Die Einwilligungserklärung): Die Teilnahme am BEM und die damit verbundene Verarbeitung von Gesundheitsdaten müssen auf einer ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung des Mitarbeiters beruhen. Diese muss getrennt vom BEM-Einladungsschreiben erfolgen.

Ein rechtssicheres Dokument, das den Mitarbeiter über den Datenschutz im BEM aufklärt und seine Einwilligung einholt, sollte die folgenden Punkte klar und transparent darlegen. Dies dient als konzeptionelles Muster.

• Zweck der Datenverarbeitung: Klare Angabe, dass die Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des BEM-Verfahrens (Prüfung von leidensgerechten Einsatzmöglichkeiten, Maßnahmen zur Wiedereingliederung etc.) verarbeitet werden.
• Umfang der verarbeiteten Daten: Konkrete Benennung der Datenarten, die verarbeitet werden. Dies umfasst Stammdaten (Name, Abteilung) und vor allem die Gesundheitsdaten (z.B. Art der Erkrankung, ärztliche Prognosen, Einschränkungen der Leistungsfähigkeit).
• Empfängerkreis der Daten: Genaue Auflistung aller Personen oder Gremien, die potenziell Zugriff auf die Daten erhalten. Dies ist der BEM-Team Kreis, der typischerweise aus einem Vertreter des Arbeitgebers, einem Mitglied des Betriebs- oder Personalrats und gegebenenfalls der Schwerbehindertenvertretung besteht. Es muss klargestellt werden, dass Daten nur mit ausdrücklicher, zusätzlicher Einwilligung an Dritte (wie Ärzte oder Rehabilitationsträger) weitergegeben werden.
• Speicherort und Aufbewahrungsdauer: Information darüber, dass die BEM-Akte getrennt von der allgemeinen Personalakte aufbewahrt wird und der Zugriff streng limitiert ist. Zudem muss die Dauer der Speicherung angegeben werden (z.B. “bis zum Abschluss des BEM-Verfahrens” oder für eine definierte Zeit danach, in der Regel nicht länger als drei Jahre).
• Rechte des Betroffenen: Ein Hinweis auf die Rechte des Mitarbeiters, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf der Einwilligung.